Wie man Mitarbeiter einstellt: Ist Ihr Landschaftspflegebetrieb bereit für den großen Schritt?

Denken Sie darüber nach, Ihren ersten Mitarbeiter einzustellen? Die Zahl der Stunden am Tag ist begrenzt – wenn Sie bis zum Hals in Arbeit stecken und keine neuen Kunden annehmen können, sollten Sie über den nächsten Schritt nachdenken.

Sam Jarockyj gründete 2020 seinen GaLaBau-Betrieb, Jayrocks Grounds Maintenance Ltd., und beschäftigt heute fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Foto oben, von links nach rechts: Ed, Tom, Dail, Sam, Duncan, Simon).

Im Gespräch mit uns gibt Sam Tipps zur Einstellung von Mitarbeitern und erklärt, woran Sie erkennen, ob das für Ihren Betrieb die richtige Entscheidung ist.

Sam lebt und arbeitet in Großbritannien. Daher gelten manche Ratschläge möglicherweise nicht für Betriebe in Ihrem Land. Informieren Sie sich auf jeden Fall über das geltende Arbeitsrecht und die in Ihrem Land geltenden Anforderungen, damit Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern nicht gegen das Gesetz verstoßen.

Woran erkennen Sie, dass Sie jemanden einstellen sollten?

Jedes Jahr erhielt ich im Frühling unzählige Anrufe und Nachrichten von Leuten, die mich für Projekte anfragten, und jedes Jahr musste ich ihnen absagen.

Zu meinen Anfangszeiten kamen die Besitzer eines recht stattlichen Hauses mit acht Hektar Land auf mich zu – ich hatte aber weder die Geräte noch die Mitarbeiter, um diesen Auftrag anzunehmen. Es ist frustrierend, wenn einem Aufträge angeboten werden, die man nicht annehmen kann. Ich habe bis über beide Ohren in Arbeit gesteckt und musste alle neuen Aufträge ablehnen.

Irgendwann kam der Zeitpunkt, an dem ich keine anderen Jobs mehr hatte, mein Unternehmen in Vollzeit führte und mich nach Verstärkung umschauen konnte. Ich wusste, dass im Frühjahr wieder eine Flut von Aufträgen eintreffen würde und hatte etwas Luft im Budget, um jemanden in Teilzeit zu beschäftigen. Ich stellte einen Subunternehmer ein und verstärkte meine Marketing-Aktivitäten um neue Aufträge hereinzuholen.

Wir haben in verschiedene Marketingkanäle investiert – Facebook, Google Ads und auch in der Lokalzeitung und waren gerade damit überraschend erfolgreich. Die Zeitungsanzeige ging jeden Monat an 20.000 Haushalte und machte sich bei uns sofort bemerkbar. Das lehrt uns, dass man, wenn man wachsen kann und will, ernsthaftes Marketing betreiben muss.

Als wir zu zweit im Betrieb arbeiteten und damit Gewinn machten, stießen wir erneut an unsere Grenzen und konnten keine weiteren Aufträge annehmen. Das war für mich das Zeichen, einen weiteren Mitarbeiter einzustellen. Im Prinzip ist es das gleiche Schema: Wir stellen jemanden ein, unser Auftragsbuch füllt sich, und wir wachsen weiter. Aber Mitarbeiter sind auch ein großer Posten auf der Kostenseite. In Großbritannien müssen Steuern, Rentenbeiträge und dergleichen abgeführt werden, es muss also genügend Arbeit da sein, um diese Kosten einzuspielen.

Worauf führen Sie das schnelle Wachstum Ihres Betriebs zurück?

JayRock Grounds Maintenance ist in den letzten beiden Jahren auf das Dreifache gewachsen; Sam führt das darauf zurück, dass er Zeit in sein Unternehmen investiert, viel Marketing betrieben und zur richtigen Zeit die richtigen Kontakte geknüpft hat.

Ich habe an unsere Werbung und an unseren Betrieb geglaubt – wenn wir einen neuen Mitarbeiter eingestellt hatten, habe ich nicht abgewartet, bis neue Kunden zu mir gekommen sind, sondern habe mehr Marketing betrieben. Man muss draußen sichtbar sein.

Glück spielt natürlich auch eine Rolle; wir haben ein paar gute Aufträge zu einer Zeit erhalten, als wir die richtigen Leute dafür einstellen konnten. Außerdem sind wir an einen neuen Standort mit befestigtem Untergrund gezogen, an dem wir Lager- und Werkstattkapazitäten aufbauen und weiter wachsen können.

Darauf sollten Sie beim Einstellen von Mitarbeitern achten

Wenn ich Mitarbeiter einstelle, dann achte ich vor allem darauf, dass sie ehrgeizig sind – dass sie mit dem Unternehmen wachsen und sich verbessern wollen. Wenn sich unsere Mitarbeiter weiterqualifizieren möchten, dann unterstützen wir ihre Entwicklung sehr gern.

Der größte Faktor ist Zuverlässigkeit. Im Vorstellungsgespräch kann mir jemand zwar sagen, er sei zuverlässig. Aber man merkt es dann schnell im Handeln: pünktlich sein, auf E-Mails reagieren, Bereitschaft zeigen. Vertrauen ist der Schlüssel, und das lässt sich nach einem Vorstellungsgespräch nur schwer einschätzen. Manchmal ist es besser, in die Persönlichkeit und das Potenzial eines Mitarbeiters zu investieren, als sich lediglich von den Qualifikationen leiten zu lassen.

Am Anfang des Einstellungsprozesses arbeiten wir heraus, was der Betrieb genau braucht – wie Umgang mit Maschinen, Führerschein – und schalten dann lokale Anzeigen. Manch einer geht den Weg über eine Arbeitsvermittlung, aber wir haben unsere Mitarbeiter über lokale Facebook-Gruppen gefunden, in denen wir gezielt nach Personen in unseren Arbeitsgebieten gesucht haben.

Welche Tipps können Sie für das Vorstellungsgespräch geben?

Haben Sie keine Angst davor, das typische Muster für Vorstellungsgespräche zu verlassen. Zu starr an den Abläufen zu kleben, das hat bei uns nicht gut funktioniert. Zuerst sind wir die Gespräche strukturiert angegangen, mit festen Fragen und Szenarien. Dies war aber zu formell und die Bewerber konnten dafür gut üben. Außerdem war die Atmosphäre ziemlich einschüchternd.

Dann haben wir gemerkt, dass wir mit einer offenen, eher gesprächsbetonten Herangehensweise, zum Beispiel einem Rundgang durch die Werkstatt oder einem Plausch bei den Lieferwagen, die Persönlichkeit des Bewerbers besser einschätzen konnten.

Bei den Fähigkeiten achten wir auf frühere Erfahrungen des Bewerbers. Wenn jemand mit größeren Geräten gearbeitet oder bereits ausgedehnte Grundstücke gepflegt hat, dann wissen wir, dass er über genau die praktische Erfahrung verfügt, die wir suchen. Wir arbeiten aber neue Mitarbeiter auch sehr gern ein und investieren in Menschen mit relevanten Erfahrungen, wie Mechaniker oder Anlagenfahrer, auch wenn sie nicht direkt aus unserem Bereich kommen. Bei jüngeren Bewerbern oder Menschen, die erst am Anfang ihrer beruflichen Laufbahn stehen, konzentrieren wir uns eher auf die Persönlichkeit und das Potenzial.

Woran machen Sie fest, ob Sie einen Subunternehmer oder einen festen Mitarbeiter einstellen?

Der Unterschied zwischen Subunternehmer und Mitarbeiter besteht vor allem in Verantwortung und gesetzlichen Verpflichtungen. Ein Subunternehmer ist für den Betrieb flexibler, da er nur seine tatsächliche Arbeitszeit bezahlt bekommt – in Großbritannien bedeutet das: kein bezahlter Urlaub, keine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und keine Rentenbeiträge. Sie müssen sich jedoch darüber im Klaren sein, dass Sie Subunternehmer, die eine bestimmte Anzahl an Stunden für Sie arbeiten oder bei Ihnen den größten Teil ihres Einkommens erwirtschaften, als Mitarbeiter anmelden müssen.

Wir haben mit einem Subunternehmer angefangen, der zwei bis drei Tage pro Woche bei uns gearbeitet hat. Das war der erste Schritt hin zur Festanstellung eines Mitarbeiters. Als die Nachfrage dann wuchs und wir mehr Stunden abdecken mussten, haben wir im April 2024 unseren ersten Mitarbeiter in Vollzeit eingestellt. Damit sind wir verantwortlich für alle Personalangelegenheiten wie Rentenplan, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, bezahlten Urlaub und müssen uns an die arbeitsrechtlichen Bestimmungen halten.

Die Einstellung von Mitarbeitern und Subunternehmern war wichtig für uns, da wir keinen Betrieb führen wollten, der seine Arbeitskräfte verschleißt. Wir wollten uns ein Team zusammenstellen, das sich wertgeschätzt und gut entlohnt fühlt. Durch die höhere Arbeitsmoral und den guten Zusammenhalt macht sich das langfristig bezahlt.

Auf welche Weise hat Ihr Betrieb von der Einstellung von Mitarbeitern profitiert?

Ich habe gemerkt, dass ich nicht alles allein machen konnte, weil dann immer etwas zu kurz kam: Ich habe Kundentermine verpasst, E-Mails vergessen oder Materialbestellungen aus den Augen verloren. Es wurde einfach etwas zu viel.

Zu dieser Zeit kam Ed, unserer zweiter Mitarbeiter und erste Vollzeitangestellte. Er brachte von früheren Tätigkeiten Führungserfahrung mit und wollte sowohl sich selbst als auch unser Unternehmen voranbringen. Ich brauchte nicht nur einen weiteren Arbeiter, sondern jemanden, der Verantwortung übernehmen konnte. Ich war offen zu ihm – er würde nicht sofort als Vorarbeiter einsteigen, aber das Potenzial war mir wichtig.

Seit er da ist, hat sich eine Menge verändert. Ich kann mich jetzt an einem bis zwei Tagen in der Woche mit dem unternehmerischen Teil beschäftigen – Angebote bearbeiten, Papierkram erledigen, Kundengespräche führen oder mit Lieferanten sprechen. Ed führt währenddessen das Team und hält vor Ort alles am Laufen. Es ist, als ob ich an zwei Orten gleichzeitig wäre, denn ich weiß, dass die Arbeit ordentlich erledigt wird, und brauche mir keine Sorgen zu machen. Jemand anderem so weit zu vertrauen und ihn ans Ruder zu lassen, das ist für mich ein Riesending.

Welchen Nutzen hat die Einstellung Ihrer Mitarbeiter für Ihren Betrieb und für Sie selbst gebracht?

Die Einstellung von Mitarbeitern hat sich sehr positiv auf meine Work-Life-Balance ausgewirkt. In diesem Jahr konnte ich zum ersten Mal nach meinem 14. Lebensjahr richtig Urlaub machen, und das liegt vor allem daran, dass im Betrieb Leute für mich arbeiten, denen ich vertraue und auf die ich mich verlassen kann. Wer seine Mitarbeiter gut behandelt, wird auch von ihnen unterstützt. Ich verschaffe ihnen bei Terminen und persönlichen Angelegenheiten die Flexibilität, die sie benötigen, und weiß im Gegenzug auch, dass sie da sind, wenn ich einen freien Tag brauche.

Auch für mein persönliches Wohlbefinden ist das immens wichtig. Einen Betrieb zu führen, kann sehr anstrengend sein. Wenn man dann mit Burnout ausfällt, ist niemandem geholfen. Deshalb ist für mich der größte Vorteil, dass ich ein Team habe und deshalb auch eine Auszeit nehmen und mich erholen kann.

Außerdem hat die Einstellung meiner Mitarbeiter dem Betrieb weiteres Wachstum ermöglicht. Wenn Ihre Mitarbeiter an die Vision Ihres Unternehmens glauben, dann sind sie stolz auf ihre Arbeit und geben ihr Bestes. Das sorgt für einen Schneeballeffekt: Ich weiß, dass die Entscheidungen, die ich heute treffe, vor allem in Bezug auf die richtigen Mitarbeiter, in zehn Jahren Früchte tragen werden.

Ohne meine Mitarbeiter hätte ich als Unternehmen niemals so schnell wachsen können. Es war auch eine Achterbahnfahrt, aber wenn ich mir etwas positiv anrechnen sollte, dann die Entscheidung, die richtigen Leute mit ins Boot geholt zu haben. Kümmern Sie sich gut um Ihre Mitarbeiter, dann werden sich Ihre Mitarbeiter auch gut um Sie kümmern.

Welchen Rat geben Sie jemandem, der über die Einstellung von Mitarbeitern nachdenkt?

Mein Rat ist, in die Person zu investieren, ob durch emotionale Unterstützung oder die Bereitstellung der richtigen Ausrüstung. Einige unserer Mitarbeiter waren es von früheren Tätigkeiten gewohnt, dass sie lediglich Sicherheitsschuhe erhalten hatten. Bei uns bekommt jeder Mitarbeiter die komplette Arbeitskleidung, Geräte, alles was er für seine Aufgaben braucht. Daran zeigt sich, dass wir unsere Mitarbeiter wertschätzen und in sie als Menschen investieren.

Sie dürfen Ihre Mitarbeiter nicht als Ihre Untergebenen betrachten, sondern sollten sie als gleichgestellte Mitmenschen behandeln. Jeder hat sein Päckchen zu tragen, und die Sorge um das persönliche Wohl und Wehe Ihrer Mitarbeiter ist genauso wichtig wie die Sorge um sich selbst. Wenn Sie in Ihre Mitarbeiter investieren und sie gut behandeln, werden diese es Ihnen mit Loyalität und harter Arbeit danken – solange Sie zu Beginn die richtigen Personen ausgewählt haben.

Kurzer Ratgeber zur Einstellung von Mitarbeitern

Dank den Ratschlägen von Sam sollten Sie sich jetzt mit Ihrer Entscheidung sicherer fühlen. Wer für den ersten Schritt bereit ist und Mitarbeiter einstellen möchte, muss einige formelle Punkte beachten.

Das Arbeitsrecht ist von Land zu Land unterschiedlich, daher sollten Sie sich stets über die notwendigen Schritte zur Einstellung von Mitarbeitern informieren (nachfolgend sind einige nützliche Links für Großbritannien, Frankreich, Deutschland und Italien) angegeben. Im Gegensatz zu Frankreich, Großbritannien und Deutschland gibt es in Italien beispielsweise keinen gesetzlichen Mindestlohn.

Nachfolgend sind die typischen Schritte eines Einstellungsprozesses aufgeführt, die Sie in Großbritannien als GaLaBauer auf der Suche nach Mitarbeitern absolvieren.

Grundlegende Schritte zur Einstellung von Mitarbeitern:

Die einzelnen Schritte im Einstellungsprozess sind in ganz Europa ähnlich, es gibt aber auch Unterschiede. Beispielsweise würden Sie in Großbritannien wie folgt vorgehen:

• Stelle ausschreiben und Bewerber finden.
• Überprüfen, ob eine Arbeitserlaubnis für Großbritannien vorliegt.
• Arbeitsvertrag vorlegen.
• Mindestlohn/existenzsichernden Lohn zahlen.
• Mit Steuernummer anmelden (in Großbritannien bei der HMRC für die Sozialversicherungsbeiträge anmelden).
• Arbeitgeberhaftpflichtversicherung abschließen.
• Bei Arbeitnehmern über 22 Jahre, die das Rentenalter noch nicht erreicht haben, muss ein Rentenplan erstellt werden.

Ist Ihr Unternehmen bereit für den großen Schritt?

Mit der Einstellung eines Mitarbeiters bieten sich Ihnen als Unternehmen Wachstumschancen. Mit einer zusätzlichen Arbeitskraft können Sie doppelt so viele Aufträge annehmen.

Das Wachstum Ihres Unternehmens führt auch dazu, dass Sie mehr Fläche zu bearbeiten haben – und dass Sie Geräte benötigen, die diesem Arbeitspensum gewachsen sind. Erweitern Sie Ihren Maschinenpark um Geräte, die für ihr Leistungsvermögen und ihre Zuverlässigkeit bekannt sind. Mit Maschinen Powered by Kawasaki kann Ihr Betrieb weiter wachsen und sich einen guten Ruf für hervorragende Arbeit aufbauen.